바쁜 사회생활을 하다 보면 짧은 시간 내 여러 업무를 처리해야하는 경우가 많죠. 이럴 때 중요한 것은 업무 우선순위를 정하고 순서대로 처리하는 것입니다. 보통 업무의 중요도에 따라, 업무 기한에 따라 우선순위를 분류하는 것이 일반적이지만 제가 사용하는 효과적이고 간단한 방식을 공유하고자 합니다.
[업무 우선순위]
🌟 1순위 : 타인이 부탁하는 업무 중 빠르게 처리할 수 있는 업무
- 타인으로부터의 평판을 결정짓는 요인입니다.
- 예를들어 '담당자 A씨 연락처 알려주세요', '자료 이메일로 보내주세요' 와 같은 요청은 본인에게는 간단하지만 상대방에게 중요하기 때문에 되도록 빠르게 처리해주는게 좋습니다.
- 다만 시간이 오래걸리는 업무일 경우 양해를 구하고 3~4순위로 밀어두는게 좋습니다.
🌟 2순위 : 상급자가 시키는 업무 중 빠르게 처리해야하는 업무
- 인사고과를 결정짓는 요인입니다.
- 예를들어 '내일까지 기획 문서를 만들어 오세요', '이번주 회의가 있으니 발표 자료 준비하세요' 등 상급자로부터 주어지는 일은 내 업무임과 동시에 상급자의 업무 성과와도 연결되기 때문에, 관심을 갖고 업무에 집중해야 합니다.
- 다만 마감 기한이 여유로운 업무의 경우 우선순위를 3순위 아래로 내려도 좋습니다.
🌟 3순위 : 시간을 갖고 체계적으로 접근해야하는 중요한 업무
- 개인의 업무 역량 및 능력을 결정짓는 요인입니다.
- 예를들어 'A 기업이 가지고 있는 OO 기술에 대해 요약해 주세요', '신규 기술 도입의 필요성에 대해서 정리해오세요' 등의 업무는 단시간에 업무를 처리할 경우 의미있는 결과가 나오기가 어렵기 때문에, 시간이 날때마다 자료를 조사해서 분석적으로 접근해야 합니다. 시간에 쫓겨 빠르게 처리하다 잘못된 결과가 나올 경우 1, 2순위에서 쌓은 평판은 순식간에 무너져 내릴 수 있습니다.
🌟 4순위 : 1~3순위 외 업무 및 자료 정리
- 업무를 판단했을 때 1~3순위가 아니라면, 4순위로 업무를 미루어 두고 1~3순위 업무를 마무리하고 처리하면 됩니다. 여기서 중요한 것은 업무가 누락되지 않도록 To-Do List 또는 스케쥴러(캘린더 등)을 활용해서 추적 관리를 해야한다는 점입니다.
- 컴퓨터 내 자료 정리, 업무 POC 정리, 분석 자료 백데이터 정리 등 업무는 당장 필요한 일도 아니며, 누가 시키지도, 누구에게 영향을 미치지도 않지만 해두면 요긴한 업무들입니다. 어떤 자료를 요청했을 때 자료 정리가 잘 되어 있다면 바로 자료를 제공할 수 있고, 업무 POC 정리가 잘 되어 있다면 누구로부터 정보를 획득하고, 어떻게 업무를 진행해야할 지 바로 확인 가능하죠.
벌써 사회생활(경제활동)을 한 시간이 하지 않은 시간보다 많아진 나이가 되었네요. 중간 관리자까지 성장하고 경험하면서 제 나름대로 정리한 업무 방식인데, 이 글을 읽으시는 분들 중 단 1분에게라도 도움이 되면 좋겠습니다.